Административный регламент исполнения муниципальной функции по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения Администрации Центральненского сельского...

Версия для печати

Утвержден постановлением главы Администрации Центральненского сельского поселения №74 от 12.08.2010г.

 

 

Административный регламент исполнения муниципальной функции по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения Администрации Центральненского сельского поселения Шкотовского муниципального района Приморского края

 

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции – муниципальная функция по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения Администрации Центральненского сельского поселения Шкотовского муниципального района Приморского края (далее - муниципальная функция).

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной функции:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.2003;

- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Устав Центральненского сельского поселения Шкотовского муниципального района Приморского края;

- постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003).

1.3. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию Муниципальная функция исполняется непосредственно Администрацией Центральненского сельского поселения Шкотовского муниципального района Приморского края (далее – Администрация поселения) в лице старшего специалиста, ответственного за делопроизводство и контроль Администрации поселения (далее – специалист) совместно со структурными подразделениями Администрации Центральненского сельского поселения Шкотовского муниципального района Приморского края (далее - подразделения Администрации поселения).

1.4. Описание заявителей Получателями муниципальной функции являются подразделения Администрации поселения.

1.5. Описание конечного результата исполнения муниципальной функции. Конечными результатами исполнения муниципальной функции являются: сохранность, учет, систематизация документов, формирование, оформление дел и их хранение на делопроизводственной стадии до передачи в архив Администрации Центральненского сельского поселения Шкотовского муниципального района в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Департамента культуры и архивного дела Приморского края.

 

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции. Место нахождения и почтовый адрес Администрации поселения: 692844, Приморский край, Шкотовский район, с.Центральное, ул.Чапаева, д. 7. Телефон для справок: 8(42335)35-6-38. Факс: 8(42335)35-6-38.

Консультации по вопросам исполнения муниципальной функции осуществляется специалистом. Основными требованиями при консультировании являются:

• компетентность;

• достоверность предоставляемой информации;

• четкость и лаконичность в изложении материала;

• полнота консультирования.

График приема заявителей специалистом: Ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 13.00 до 16.00.

Информирование о процедуре исполнения муниципальной функции может осуществляться в устной (на личном приеме и по телефону) и в письменной формах.

По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

1) о месте нахождения специалиста;

2) о графике работы специалиста;

3) о документах, находящихся в архиве Администрации поселения.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Продолжительность телефонного разговора составляет не более 5 минут.

В случае если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста. Производится не более одной переадресации звонка к специалисту, который может ответить на вопрос заявителя, или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае если специалисты архивного отдела не могут ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

Иная информация об исполнении муниципальной функции предоставляется при личном и письменном обращениях.

2.1. Ответ на письменное обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 календарных дней с момента поступления таких обращений, либо выдается на руки заявителю с соблюдением вышеуказанного срока.

На информационном стенде Администрации поселения размещается следующая информация об исполнении муниципальной функции:

1) наименование и процедура исполнения муниципальной функции;

2) место нахождения, почтовый адрес, номера телефонов, график работы специалиста;

3) правовые акты, касающиеся исполнения муниципальной функции.

2.2. Срок исполнения муниципальной функции.

Продолжительность исполнения муниципальной функции, завершающейся передачей документов на хранение в архив Администрации Центральненского поселения, определяется сроками, определенными нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела.

Условия и сроки выполнения отдельных административных процедур представлены в соответствующих разделах административных процедур настоящего Административного регламента.

2.3. Перечень оснований для приостановления или отказа в исполнении муниципальной функции.

Исполнение муниципальной функции приостанавливается в случае изменения действующего законодательства, регламентирующего исполнение муниципальной функции.

2.4. Требования к местам исполнения муниципальной функции.

Прием заявителей осуществляется специалистом в течение рабочего дня в кабинете №1 Администрации Центральненского сельского поселения расположенного по адресу: РФ, Приморский край, Шкотовский район, село Центральное, ул. Чапаева, дом №7.

Информационная табличка размещается на двери так, чтобы ее хорошо видели посетители.

Фасад здания оборудуется осветительными приборами.

Вход и выход из помещения оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками питания.

В месте исполнения муниципальной функции на видном месте размещаются схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации заявителей и работников.

Место исполнения муниципальной функции оборудуется:

• информационным стендом;

• средствами электронной техники;

• стульями и столами;

• средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Рабочее место работника, ответственного за ведение делопроизводства оборудуется необходимой функциональной мебелью и телефонной связью.

В помещении для исполнения муниципальной функции предусматривается оборудование общественного пользования, в случае необходимости, для верхней одежды посетителей, ожидание предполагается в коридоре Администрации поселения, оборудованном местами для ожидания.

Помещение для исполнения муниципальной функции должно быть оснащено системой противопожарной и охранной сигнализации.

На информационном стенде, расположенном в непосредственной близости от помещения, где исполняется муниципальная функции, размещается следующая информация:

• извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной функции;

• текст административного регламента (извлечения – на информационном стенде);

• место и режим приема заявителей;

• таблица сроков исполнения муниципальной функции в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур;

• основания для отказа в исполнении муниципальной функции;

• порядок получения консультаций;

• наименования, адреса и телефоны вышестоящих руководителей, контролирующих деятельность специалиста;

• порядок обжалования решений, действий или бездействий должностных лиц, исполняющих муниципальную функцию.

2.5. Требования к исполнению муниципальной функции. Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.

 

III. Административные процедуры

Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

• составление номенклатуры дел;

• формирование и оформление дел;

• организация оперативного хранения документов.

Описание последовательности прохождения процедуры исполнения муниципальной функции представлено в виде блок-схемы к настоящему Административному регламенту (приложения №№1,2, 3, 4,).

3.1. Составление номенклатуры дел.

Административная процедура составления номенклатуры дел включает в себя следующие административные действия:

• изучение документов подразделений Администрации поселения;

• систематизация перечня заголовков дел подразделений Администрации поселения;

• составление номенклатуры дел;

• утверждение номенклатуры дел;

• доведение номенклатуры дел до подразделений Администрации поселения.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Администрации поселения:

• изучают положение о подразделении, штатное расписание (структуру), план, отчеты о работе подразделения, номенклатуры дел за предыдущие годы, состав дел, образующихся в деятельности подразделения, их виды, состав и содержание;

• после изучения документов систематизируют перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в подразделении Администрации поселения, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке;

• на основании систематизированного перечня заголовков составляют номенклатуру дел подразделения Администрации поселения на следующий календарный год, подписывают главой администрации поселения и представляют специалисту для составления сводной номенклатуры дел;

• вновь образованное подразделение Администрации поселения в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет на согласование специалисту Администрации поселения.

Ответственность за составление номенклатуры дел в подразделениях Администрации поселения возлагается на специалистов по полномочиям.

Специалист на основе номенклатур дел подразделений Администрации поселения:

• составляет сводную номенклатуру дел, подписывает, согласовывает с экспертной комиссией Администрации района (далее – ЭК), представляет экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента культуры и архивного дела Приморского края на согласование, утверждает Главой Администрации поселения;

• после утверждения Главой Администрации поселения рассылает выписки из номенклатуры дел подразделениям Администрации поселения из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

3.2. Формирование и оформление дел. Административная процедура формирования и оформления дел включает в себя следующие административные действия:

• группировка документов в дела и систематизация документов внутри дела;

• оформление дел.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Администрации поселения, законченные делопроизводством документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением следующих правил:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

• помещать в дела ксерокопии факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

• не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

• подшивать в деле не более 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставлять на каждом томе с добавлением: т.1, т.2.

Муниципальные правовые акты Администрации поселения формировать в дела отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу формировать в отдельные дела с учетом сроков их хранения:

• распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения – 75 лет);

• формировать отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения – 5 лет).

Протоколы в деле располагать в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизировать по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группировать отдельно от их проектов.

Переписку группировать за календарный год и систематизировать в хронологической последовательности: документ-ответ помещать за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группировать в дела текущего года.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

Оформление дел. Административная процедура оформления дел включает в себя следующие административные действия:

• оформление реквизитов обложки дела;

• нумерация листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• подшивка и переплет дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме:

• наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

• наименование подразделения Администрации поселения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

• делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

• заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

• дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год), название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела выполняются четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования подразделения Администрации поселения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение Администрации поселения на обложке дела указываются новое наименование этого подразделения Администрации поселения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование подразделения Администрации поселения заключается в скобки.

Ответственность за формирование дел в подразделениях Администрации поселения несут их специалисты, ответственные за делопроизводство.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

3.3. Организация оперативного хранения документов.

Указанная административная процедура осуществляется с момента заведения и до передачи дел в архив Администрации поселения.

С момента заведения и до передачи в архив Администрации поселения дела хранятся по месту их формирования в подразделениях Администрации поселения в течение календарного года.

Ответственность за сохранность документов и дел несут специалисты подразделений Администрации поселения.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции.

4.1. Текущей контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Административным регламентом исполнения муниципальной функции, осуществляет специалист Администрации поселения.

4.2. Ответственность муниципальных служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые в ходе исполнения муниципальной функции Работники подразделений Администрации поселения, непосредственно участвующие в процедуре исполнения муниципальной функции, несут персональную ответственность за соблюдение сроков, порядка приема, обработки, анализа и передачи документов (информации). Персональная ответственность работников по исполнению настоящего Административного регламента закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

За совершение дисциплинарного проступка - неисполнение или ненадлежащее исполнение муниципальным служащим или работником, осуществляющим техническое обеспечение деятельности Администрации поселения, по его вине возложенных на него служебных обязанностей, в том числе обязанностей, возложенных на работника настоящим Административным регламентом, применяются в соответствии с положениями Федерального Закона от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», а также Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ меры дисциплинарного взыскания.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной функции определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Должностные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) или решение, принятое в ходе исполнения муниципальной функции устно или письменно (в форме служебной записки) к специалисту Администрации поселения, курирующему исполнение муниципальной функции, для принятия дальнейшего решения.

При обращении в устной форме к специалисту ответ на обращение, с согласия обратившегося лица, может быть дан устно в ходе личной беседы. При письменном обращении ведется служебное расследование по данному факту.

В служебной записке указываются:

• наименование подразделения Администрации поселения, в который направляется служебная записка, или фамилия, имя, отчество должностного лица;

• фамилия, имя, отчество заявителя;

• предмет служебного расследования;

• личная подпись заявителя и дата.

Служебная записка должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Служебная записка, содержащая обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

Обращение должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента его регистрации.

Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, принимается решение о применении меры ответственности к лицу, допустившему нарушения в ходе работы документами, требований законодательства Российской Федерации, Приморского края, муниципальных правовых актов и повлекшие за собой обращение.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.